Belgeli, kayıtlı (tescilli) firma ve akreditasyon, akredite kuruluş kavramlari tam olarak ayni anlamda değildirler.
Yönetim sistemi standartlarında ‘’belgelendirme’’; BSI Yönetim Sistemleri gibi bağımsız, dış kaynaklı bir kuruluş tarafından örnek alınarak yapılan tetkik sonucunda, kuruluşun yönetim sisteminin standart gerekliliklerine uygunluğunun doğrulandığını gösteren yazılı (belge) güvencedir. Bu kuruluşlara "belgeli" kuruluş denir.
"Kayıtlı" ya da "Tescilli"'nin anlamı ise; belgelendirilen kuruluş aynı zamanda belgelendirme kuruluşu tarafından "tescil" edilmiş ya da "kayıt" edilmiş olur. Bu nedenle, pratikte bu ifadeler aynı anlamda kullanılabilir.
"Belgelendirme" dünya çapında en çok kullanılan ifade olmakla beraber tescilleme daha çok Kuzey Amerika ve İngiltere’de kullanılmaktadır ve bu iki kelime birbirinin yerine kullanılabilir.
Öte yandan, "akreditasyon"'un belgelendirme veya tescilleme yerine kullanılması yanlıştır, anlam olarak aralarında fark vardır.
Bu anlamda akreditasyon; belgelendirme kuruluşunun belge verme konusunda bir akreditasyon kurumu tarafından resmi olarak yetkilendirilmesi ve tanınmasıdır. BSI dünyada en çok tanınan 20 kadar yerel ve uluslararası akreditasyon kurumu tarafından akredite olmuştur.
Basit olarak, akreditasyon belgelendirme kuruluşunun belgelenmesi gibidir. Belgeler akredite olmuş belgelendirme kuruluşları tarafından basılır ve "akredite belgeler" olarak bilinir. Bu, pazarda güvenilirliği yükseltebilmek amacıyla kullanılır.
